「分享协同」全新上线 | 让你的头脑风暴会议更高效!

2016年12月29日

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头脑风暴,又名脑力激荡,俗称“咱几个一块商量下”。

当一个团队打算通过集体智慧产生一个创意或解决一个问题的时候,便会听见这句嘹亮的口号:“让我们来一场头脑风暴吧!”

没错,头脑风暴通常是构思的首选方法。每个人都可以在头脑风暴会议上畅所欲言,鼓励新奇的想法,不对任何idea做消极的评断,参会者自由地贡献创意和观点,并互相激发灵感。

但是它存在很多问题:

• 因为屈于权威或大多数人意见,形成“随大流”的结论,无从创新;

• 因为某些团队成员的参与积极性不足,影响整体讨论质量;

• 或是由于缺乏有效引导,讨论变得漫无边际,无实际进展

• …

如何让头脑风暴会议更高效?

千呼万唤始出来,我们死死抓住2016的尾巴

顺利完成有道云笔记今年的最后一个重磅更新

新功能内部人称「分享协同」

 

「分享协同」功能以最轻的方式实现了多人实时协同编辑、评论同一篇笔记

基于此,我们找到了召开会议的最佳实践,显著提升团队/多人基于资料文档的沟通效率,让头脑风暴会议获得更多的想法,更有成效!

 

  • 会议开始前-协同准备,有备而来

每一个团队成员在头脑风暴之前应该对会议主题有所思考,带着一些点子和思路等半成品出席会议。

如果所有人都毫无准备,一点没思考就去参加,这场讨论极大概率事件会是集体磨洋工,效率低下 。

1、首先,组织者为会议新建一篇协同笔记,并分享给所有参与者,这篇协同笔记就是头脑风暴会议的第二主会场。

操作实践:

① 点击笔记分享按钮,在下图所示的弹窗中设置分享权限,将编辑权限选定为“允许编辑”;

② 复制分享链接,并将链接分享给所有参会者。

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2、参会者各自在协同笔记上写出自己关于会议主题的一些主动思考及提前准备。

操作实践:

① 参会者打开分享链接,会看到下图所示弹窗,接受会议组织者的邀请,登录有道云笔记账号,即可进入协同笔记;

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② 登录成功后,参会者就可以各自在协同笔记上整理自己的思考;并且可以实时看到其他参会者的编辑过程,在会议正式开始前提前阅读,互相激发新的想法。

• 可以在协同笔记中实时看到其他人的编辑过程

• 正在编辑中的段落会被锁定,其他人无法同时对此段内容进行操作

• 点击页面右侧的“5人正在编辑”,可以看到正在与你一同编辑笔记的人员列表

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通过协同笔记进行充分的会前准备,往往在会议开始前就可以收集到超出预期的想法和创意。

同时,大大减少了会议背景介绍、各自想法阐释等额外交流的时间,将宝贵的时间留给创意生成。

 

  • 会议过程中-协作记录,实时沉淀

通过第一阶段的“纸上会师”,所有参会者已经进行了初步的想法互通,接下来就可以迅速展开讨论,各抒己见。

在思维碰撞的过程中最重要的是,讨论者需要将所有的想法都在协同笔记上记下来,可以自由添加、修改或合并。

有效避免灵感转瞬既忘,或是避免漫无边际的讨论导致跑题。

操作实践:

① 毫秒级同步:所有人都可以自由编辑,实时同步记录自己和他人的想法;

② 查看历史版本:所有的编辑和修改都被自动保存下来,可以一键恢复到任一历史版本。

• 点击笔记标题旁的“已保存”,可查看笔记的所有历史修改记录;

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• 在历史记录中可以查看每一个版本对应的新增、删除以及编辑者等详细情况。

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将头脑风暴的讨论全过程在协同笔记中,通过全体成员实时协作记录下来,既减轻了记录人、汇总人的负担,节省会议后整理会议纪要的麻烦;又能避免信息遗漏,沉淀每一个idea,让头脑风暴更有成效。

 

  • 会议结束后-结论共享,更新实时提醒

头脑风暴结束后,组织者要及时将会议成果进行汇总整理,通过协同笔记实现团队共享。

更便捷的是,协同笔记的后续更新会自动进行实时提醒。

参与者如果在会议结束有新的想法,可以在协同笔记中继续添加记录,或者发表评论;其他参与过笔记编辑和评论的成员便会第一时间在有道云笔记内接收到笔记更新提醒,持续获取会议记录的最新动态,免去反复修改更新版本、发送邮件的麻烦。

目前,Windows v5.5版、及网页版有道云笔记都已支持「分享协同」,欢迎参考我们的实践方法体验试用。相信你的团队效率升级不止一点点!

点击此处下载/更新有道云笔记

享受你的每一次团体讨论吧!

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